SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ  trong trường học

 

 

LỜI NÓI ĐẦU

Công việc của người làm công tác Văn thư – Lưu trữ trông bên ngoài tưởng chừng như đơn giản là “Đánh máy” và bảo quản hồ sơ, nhưng nó có những yêu cầu thật sự quan trọng mà chỉ có ai làm công tác Văn thư – Lưu trữ mới cảm nhận hết được. Điều đó, khiến cho tôi làm công tác Văn thư – Lưu trữ rất tự hào về vai trò, vị trí công việc mình làm đã và đang đảm nhiệm;

Trong hoạt động của các cơ quan thì công tác Văn thư – Lưu trữ không thể thiếu được, là một trong những công tác quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức, chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày;

Làm tốt công tác Văn thư là bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của của các cơ quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháplý;

Nếu tài liệu, văn bản gửi tới cơ quan, đơn vị được đưa đến các bộ phận giải quyết công việc kịp thời và nhanh chóng thì hoạt động của nhà trường càng đạt hiệu quả cao, tiến độ hoàn thành công việc không bị chậm trễ.Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ. Cho nên tôi đã chọn nội dung “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ  trong trường học” làm đề tài. Trong đề tài này tôi sẽ tập trung sâu vào lĩnh vực văn thưlưu trữ trong nhà trường. Mong rằng một số ít kinh nghiệm này sẽ được phát huy và bổ sung thêm trong công tác văn thư hiện nay đang được Nhà nước và các cơ quan quan tâm và chú trọng nhất.

 

 

A. PHẦN MỞ ĐẦU

I. Lý do chọn đề tài:

Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư.

Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ.Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản.

Trên thực tế công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vaitrò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan

trong.

Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường.

II. Mục đích nghiên cứu:

          Hiện nay, hầu hết ở các trường học đều bố trí một nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ, nhưng vẫn còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này. Người phụ trách trực tiếp công việc còn thờ ơ, không nắm hết được các kỹ năng để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có hiệu quả tối ưu nhất.

Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.

Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác. Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng nêu trên, mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường.

III. Đối tượng nghiên cứu

Để công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỉ, ngăn nắp và phải khoa học

Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: Năng xuất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan, nếu làm không tốt công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức và bộ máy nhà nước nói chung và trường học nói riêng.

Công tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả công viêc của mỗi cơ quan, tổ chức.

IV. Phạm vi nghiên cứu:

Ở một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ viên chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưu trữ.

Thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư trong tất cả các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

V. Phương pháp nghiên cứu:

Trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ  trong trường học” tôi đã sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau như: Điều tra thực tế, quan sát, tổng hợp tài liệu liên quan đến đề tài, thống kê và và phân tích, đánh giá các số liệu thu thập được trong thời gian nghiên cứu.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B. PHẦN NỘI DUNG

 

I.CƠ SỞ LÝ LUẬN

1. Công tác văn thư lưu trữ.

Công tác văn thư: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.

Công tác lưu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật.

Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư phải có những kỷ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.

Đểphụcvụtốtcôngtácnghiêncứu,quảnlý,giảngdạyvàhọctậpthìviệc tìm kiếmvănbảnđãlưutrữđòihỏicầnphảinhanhchóng,chínhxác.

Mụcđích củađềtàinhằmgiúpnhânviênvănthưtháogỡnhữngkhókhăn vướng mắc nêutrên.

Qua nhiều năm làm công tác văn thư – Lưu trữ tôi mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường học”. Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ ở các trường tiểu học về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư- Lưu trữ.

  * Nội dung và nhiệm vụ của công tác vănthư.

1.1.Nội dung của công tác vănthư

Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5 nội dung cơ bản sau:

-Đánh máy và soạn thảo văn bản

• Tiếp nhận và giải quyết văn bảnđến
• Tổ chức giải quyết và quản lý văn bảnđi
• Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơquan
• Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơquan
• Tổ chức quản lý và sử dụng condấu

1. Đánh máy soạn thảo văn bản:

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Một số qui trình trong quá trình thực hiện:

Thực hiện một cách cập nhật các loại văn bản mà lãnh đạo nhà trường giao cho, nhằm đảm bảo được thời gian cần thiết để các ban ngành trong nhà trường thực hiện một cách kịp thời, đáp ứng được thông tin hai chiều giữa lãnh đạo và cán bộ công chức.

Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức.

Văn bản sau khi đánh máy phải kiểm tra lại, đối chiếu với bản gốc rồi trình cho lãnh đạo xem xét, ký công văn.

* Phương pháp soạn thảo một văn bản thường dùng:

 

1. Tờ trình:

Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hoặc cơ quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch xin phê duyệt.

          - Phần mở đầu:

          + Những căn cứ có tính pháp lý.

          + Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.

          - Phần nội dung:

          + Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao.

          + Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp dụng.

          + Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biệ pháp cần khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị.

          + Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị.

          - Phần kết thúc:

          + Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện đề xuất mới. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết

* Mẫu của một loại Tờ trình:

PHÒNG GD&ĐT……..	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG THCS……………..	Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 

Số:       /TTR-THCS    Hà Nội, ngày ……. Tháng …… năm 20…

 

TỜ TRÌNH

……………………………………….

 

Căn cứ ……………………………………………………………………

Căn cứ ……………………………………………………………………

Nêu lý do, những căn cứ thực tế làm nổi bậc các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.

Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao.

Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị đối với hoạt động của đơn vị.

Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực

hiện đề xuất.

Nơi nhận:THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

• Tên đơn vị nhận văn bản;
• Lưu VT.                            Họ và tên

2. Báo cáo:

Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó hoặc xin ý kiến chỉ đạo.

- Phần mở đầu:

          + Những căn cứ có tính pháp lý.

          + Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện công tác của đơn vị. Đồng thời nếu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.

          - Phần nội dung:

          + Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.

          + Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.

          + Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan.

          + Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.

          - Phần kết thúc:

          + Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.

          + Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.

          + Những kiến nghị với cấp trên.

          + Nhận định những triển vọng

 

* Mẫu của một loại báo cáo:

PHÒNG GD&ĐT……..   CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS…….. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc             Số:       /BC-THCSHà Nội, ngày ……. Tháng …… năm 20…   BÁO CÁO ……………………………………..        Căn cứ: ………………………………………………………………………… Căn cứ: …………………………………………………………………………     I. Đặc điểm tình hình: 1. Nhận xét về khái quát tình hình cơ quan, đơn vị về:          - Tổ chức về bộ máy, nhân sự.          - Trình độ văn hóa, kỹ thuật của đội ngũ cán bộ công nhân viên chức.          - Tình hình nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác.       2. Khó khăn và thuận lợi:          - Thuận lợi          - Khó khăn * Lưu ý:       Chỉ nêu những khó khăn, thuận lợi của đời sống kinh tế xã hội … trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, đơn vị.     II. Kết quả đạt được:      Có thể trình bày nội dung của báo cáo theo các mặt hoạt động hay theo kết quả đạt được của cơ quan, đơn vị. (Có thể đối chiếu, so sánh số liệu cùng  kỳ).       Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan.       Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm. III. Kết luận:       Đánh giá khái quát về toàn bộ các mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị đã báo cáo phần trên, từ đó tự xếp loại kết quả đạt được.      Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.      Phương hướng nhiệm vụ trong thời  gian tới.      Những kiến nghị với cấp trên. Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ    - Tên đơn vị nhận văn bản;    - …………………………    - Lưu VT.                                                                                                         Họ và tên

 

 

3. Công văn đến

Những năm gần đây với sự phát triển của công nghệ thông tin các đơn vị trao đổi văn bản qua hộp thư điện tử, đây là phương tiện vừa nhanh và dễ lưu trữ. Vì vậy, hàng ngày Văn thư vào hộp thư lấy văn bản về đưa vào thư mục văn bản đến đã tạo theo từng năm, tháng để lưu trữ sau đó in ra vào sổ theo dõi văn bản đến và trình Hiệu trưởng phê duyệt chuyển cho các bộ phận. Đây là phương pháp lưu trữ văn bản đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh.

Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực hiện kịp thời, có  hiệu quả công tác quản lý nhà trường và  phối hợp thực hiện có hiệu quả các nội dung công việc có quan hệ với bên ngoài. Do vậy, việc  quản lý công văn đến cũng phải kịp thời, chính xác.

Công văn đến bao gồm các loại như: Công văn chỉ đạo chuyên môn của ngành, công văn chỉ đạo quản lý, chỉ thị, thông tư, kế hoạch, báo cáo….. của các ban nhành cấp trên và nhiều loại văn bản khác.

* Trình tự theo dõi

- Khi nhận được các loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn bản để hiểu rõ nội dung và yêu cầu của văn bản.

- Đánh số thứ tự, ngày nhận được vào góc trái của văn bản và vào sổ theo dõi công văn đến (theo mẫu quy định)

Chuyển giao cho hiệu trưởng để xem xét và chỉ đạo văn bản này giao cho ai quản lý và sử dụng. Ý kiến của Hiệu trưởng được ghi ở góc trái của văn bản.

* Mẫu sổ đăng ký văn bản đến

 

- Trang bìa của sổ trình bày như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc _________________             SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: ................... ĐƠN VỊ................................................. QUYỂN SỐ..................           Từ ngày: . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . . Từ số: . . . . . . . . . . đến số: . . . . . . . . .

 

 

 

 

 

- Cấu tạo bên trong của sổ gồm 9 cột

Ngày đến	Số đến	Tác giả	Số, ký hiệu	Ngày tháng	Tên loại và trích yếu nội dung	Đơn vị hoặc người nhận	Ký nhận	Ghi chú
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, Ban giám hiệu cần bất cứ một loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào nhận.

4. Công văn đi

Công văn đi bao gồm nhiều loại  văn bản như:  Báo cáo, thông báo, kế hoạch, tờ trình, quyết định… được nhà trường phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan.

Khi đánh máy các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 2 bản: 1 bản gửi đi, 1 bản để lưu công văn đi, có số ký hiệu riêng của cơ quan, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn bản. Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghi vào sổ công văn đi.

Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể thức và thủ tục.

Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng  lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn đi, người nhận công văn có thể qua hộp thư điện tử hoặc nhận trực tiếp bảng cứng. Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghi vào sổ công văn đi (theo mẫu quy định)

*Thủ tục quản lý văn bản đi bào gồm các bước sau:

Bước 1: Đánh máy, kiểm tra thể thức trình bày văn bản

Bước 2: Ký và đóng dấu văn bản

Bước 3: Đăn ký văn bản

Bước 4: Chuyển giao văn bản

Bước 5: Kiểm tra việc quản lý văn bản

Bước 6: Sắp xếp các văn bản lưu vào sổ

*Mẫu văn bản đi được vào sổ theo mẫu

- Trang bìa của sổ trình bày như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc _________________         SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: ................... ĐƠN VỊ................................................. QUYỂN SỐ..................       Từ ngày: . . . . . . . . đến ngày: . . . . . . . . Từ số: . . . . . . . . . . đến số: . . . . . . . …

 

- Cấu tạo bên trong của sổ gồm 8 cột:

Số, ký hiệu văn bản	Ngày tháng văn bản	Tên loại và trích yếu nội dung văn bản	Người ký	Nơi nhận văn bản	Đơn vị, người nhận bản lưu	Số lượng bản	Ghi chú
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Khi chuyển giao công văn đi cho cá nhân hoặc đơn vị nào nhận hoặc đơn vị nào phải có sổ theo dõi ký giao công vă đi, ghi rõ ngày nộp công văn và cơ quan nhận công văn phải ghi vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy ra.

Trình tự lưu trữ

Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm.Bắt đầu từ ngày 01/01/20….đến hết 31/12/20….Mở sổ thứ tự 01,02,…bắt đầu từ ngày 01/01/20…,tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp .

Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.

 

1.2.Học bạ, sổ đăng bộ, chuyển đi – đến (hồ sơ học sinh )

 

Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ  học sinh là một việc hết sức quan trọng .Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải có.

          - Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).

          - Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).

          - Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng hay giảm của các lớp trong từng tháng và mỗi năm học).

          - Sổ ký mượn - trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.

         

         

a. Học bạ:

*Trang bìa của sổ trình bày như sau:

 

- Cấu tạo bên trong của sổ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 

(Ảnh 3x4cm)

 

 

 

 

HỌC BẠ

TRUNG HỌC CƠ SỞ

 

Họ và tên: ............................................ Giới tính ........................

 

Ngày sinh: ……….. tháng ……… năm ………………………

 

Nơ i sinh: ..................................................................................

 

Dân  tộc:…………………….............................................................

 

Chỗ ở hiện tại: .........................................................................................

 

Họ và tên cha: ........................................Nghề nghiệp: ................................

 

Họ và tên mẹ: .............................. Nghề nghiệp: ..........................................

 

Họ và tên người giám hộ: ........................................Nghề nghiệp:.................

……..,ngày...... tháng.......năm 20.......

HIỆU TRƯỞNG

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

QUÁ TRÌNH HỌC TẬP

 

Năm học	Lớp	Tên trường, huyện (quận, th  xã, TP thuộc tỉnh), tỉnh (TP)
20..... - 20.....
20..... - 20.....

&n